Onze werkwijze tijdens corona

4 juni, 2020

Het ziet er naar uit dat de veiligheidsmaatregelen van de overheid nog een tijd blijven gelden.

Sinds het ingaan van de coronamaatregelen gelden op het kantoor onder andere de volgende regels:

  • besprekingen ter voorbereiding van akten vinden alleen telefonisch of via skype plaats (skype naam: notaris Edzo Huisman);
  • bezoek aan kantoor of thuis vindt alleen plaats indien dat noodzakelijk is voor het ondertekenen van notariële akten;
  • bezoek is op afspraak en de 1,5 meter afstand wordt in acht genomen
  • na het bezoek aan kantoor wordt er schoongemaakt;
  • in noodgevallen wordt een akte getekend via skype of komt de notaris bij de cliënt thuis met inachtneming van de hygiëne voorschriften;
  • legalisatie van de handtekening op een volmacht is tijdelijk niet verplicht als het de notaris voldoende duidelijk is dat de bevoegde persoon heeft getekend.

Tijdelijke wet noodmaatregelen Covid 19 Justitie en Veiligheid: akte passeren via Skype

Met terugwerkende kracht tot 16 maart 2020, is een tijdelijke wet ingevoerd die het mogelijk maakt om door middel van een beeld – en geluidverbinding een notariële akte te passeren, indien voldaan is aan de volgende eisen:

  • het is voor de cliënt onmogelijk om op kantoor te komen of de notaris krijgt geen toegang tot de plek waar de cliënt verblijft (de cliënt verblijft geïsoleerd in een ziekenhuis of verpleeghuis of is verplicht in quarantaine);
  • het betreft een akte waarvoor een onderhandse akte niet kan worden gebruikt (bijvoorbeeld een testament, een hypotheekakte of een levenstestament);
  • het audio -visuele middel maakt het mogelijk dat de notaris en de klant goed kunnen communiceren en de notaris kan controleren dat er geen dwang wordt toegepast.
  • de cliënt verblijft in Nederland.

Tijdelijke wet noodmaatregelen Covid 19 Justitie en Veiligheid: vergaderen met beeld – en geluidverbinding

Volgens boek 2 Burgerlijk Wetboek moet een rechtspersoon binnen een bepaalde periode na afloop van het boekjaar de jaarstukken vaststellen en moeten de vergaderingen fysiek plaatsvinden.

De tijdelijke wet verlengt de periodes en maakt het mogelijk dat er met een beeld – en geluidverbinding wordt vergaderd indien het bestuur of de raad van commissarissen daarmee instemt.

In een algemene vergadering moet er tweezijdig gecommuniceerd kunnen worden en leden of aandeelhouders  moeten vragen kunnen stellen aan het bestuur.

Voor bijvoorbeeld stichtingen en verenigingen is de termijn voor het vaststellen van de jaarrekening verlengd met 4 maanden van 30 juni tot 31 oktober. Voor nv’s en bv’s geldt een wettelijke termijn van 5 maanden na afloop van het boekjaar, die op grond van de tijdelijke wet verlengd is tot 31 oktober.